Geräteauslieferung

Illustration einer Frau mit 2 großen Kartons © unDraw

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die nächsten Schritte, die Sie als Schule bei der Lieferung der Geräte und deren Übergabe an die Schülerinnen und Schüler berücksichtigen müssen.

Alle Details zu den folgenden Schritten entnehmen Sie bitte den Dokumenten:

expand allcollapse all

  • Informationsmaterialien für Schulen​​​​​

    Bereiten Sie sich auf das neue Schuljahr mit der Geräteinitiative vor. Wir unterstützen Sie dabei mit hilfreichen Checklisten für einen sicheren und verantwortungsvollen digitalen Unterricht:

     

    Informationsmaterialien für Erziehungsberechtigte

    Teilen Sie die Informationsmaterialien für Erziehungsberechtigte aus, oder lassen Sie diese digital an Erziehungsberechtigte zukommen.

  • Schülerinnen und Schüler im Schuljahr 2023/24, die erstmalig teilnehmende Klassen der 5. Schulstufe besuchen, werden in die Applikation importiert. Die Übertragung der Daten erfolgt über ein Datenservice, das an die jeweiligen Schüler/innen-Verwaltungssysteme angebunden ist. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Applikations-Handbuch in Kapitel 8.2.

    Um Klassendaten zu aktivieren, müssen auch diese zunächst in die Applikation importiert werden. Beachten Sie hierbei auch die Prüfung zu doppelten Datensätzen in Kapitel 9.1.2. des Applikations-Handbuchs

    Schüler/innen-Daten für bereits in vergangenen Schuljahren ausgestatteten Klassen können Sie selbstständig manuell in die Applikation anlegen. Beachten Sie hierbei auch die Prüfung zu doppelten Datensätzen der manuell angelegten Datensätze. Eine ausführliche Erklärung zur manuellen Schüler/Innenanlage finden Sie im Applikations-Handbuch in Kapitel 9.2.

    Prüfen Sie bitte in Ihrer Schüler/innen-Verwaltungssoftware alle Daten Ihrer teilnehmenden Schüler/innen. Stellen Sie sicher, dass alle teilnehmenden Schüler/innen in den richtigen Klassen aufscheinen und dass folgende Daten bei allen teilnehmenden Schülerinnen und Schülern in der Schüler/innen-Verwaltungssoftware eingetragen sind: 

    • Name der Schülerin/ des Schülers
    • Geburtsdatum der Schülerin/ des Schülers
    • Name der/des Erziehungsberechtigten
    • Adresse der/des Erziehungsberechtigten (inkl. Staat)
    • E-Mail-Adresse der/des Erziehungsberechtigten

     

    Für die fehlerfreie Abwicklung des Bezahlungs- und Befreiungsprozesses ist die Datenqualität der Schüler/innen- und Erziehungsberechtigten-Daten in der Schüler/innen-Verwaltungssoftware wesentlich!

    WICHTIG:  In einigen Schüler/innen-Verwaltungssystemen (z.B.: SOKRATES, e*SA) muss noch die Freigabe der Datenübermittlung durchgeführt werden. Ist diese noch ausständig, können keine Daten übertragen werden. Bei eventuellen Fragen wenden Sie sich an den jeweiligen Support

    WICHTIG: Da von der korrekten Übernahme dieser Daten in die Applikation die Generierung und Ausgabe der AVB- & Zahlungsinformationen an die Erziehungsberechtigten abhängt, kontrollieren Sie bitte nach der Synchronisation erneut alle Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit in der Applikation!

     

    ➔ Applikations-Handbuch (PDF, 2,9 MB): 

    • Vorbereitung der Datenübermittlung 
    • Datenübermittlung & Aktualisierung der Schüler/innendaten
    • Klassendaten aktivieren
    • Prüfung zu doppelten Datensätzen
    • Manuelle Schüler/innenanlage

  • Sobald Sie einen Liefertermin erhalten haben, können Sie in der Applikation die Zahlungsreferenz generieren, die Forderung über den Eigenanteil buchen und das AVB- und Zahlungsinformationsschreiben drucken und an die Erziehungsberechtigten ausgegeben.

    WICHTIG: Führen Sie die Buchung nur bei jenen Schüler/innen durch, die Sie bei der Anzahl der teilnehmenden Schüler/innen im Juni 2023 berücksichtigt haben. Für zusätzliche Schüler/innen buchen und drucken Sie die AVB- und Zahlungsinformation erst nach Aufgabe einer Nachbestellung. Sie können nur für Schüler/innen nachbestellen, für die noch keine Buchung durchgeführt wurde!

    Sollten Sie für eine Schülerin/einen Schüler eine Buchung durchgeführt haben, die/der doch kein Gerät erhalten soll, dann führen Sie bitte eine Stornierung durch.

    Teilen Sie die Dokumente vor der Ausgabe der Geräte aus und informieren Sie die Erziehungsberechtigten über den Prozess. Folgende Dokumente und Materialien unterstützen Sie dabei: 

  • Bitte beobachten Sie in der Applikation, ob die AVB durch die Erziehungsberechtigten bestätigt werden und stellen Sie so sicher, dass keine Geräte an Schüler/innen ausgegeben werden, deren Erziehungsberechtigte den AVB nicht zugestimmt haben.

    WICHTIG: Bitte stellen Sie weiters sicher, alle Ihnen analog übergebenen AVB-Unterfertigungen sicher am Schulstandort zu verwahren. Diese sollten bitte bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden. 

    ➔ Applikations-Handbuch: Kapitel 9.3

  • Die Ansprechpersonen Ihres Schulstandortes in der Applikation erhalten im Vorfeld der Gerätelieferung eine E-Mail mit dem geplanten Liefertermin.
    Kurz vor der Auslieferung der Geräte informiert der Lieferant via E-Mail und/oder telefonisch über den konkreten Lieferzeitraum.

    Alle wichtigen Informationen rund um die Gerätelieferung, sowie alle notwendigen Schritte zur Annahme der Lieferung als Schule finden Sie in einer Checkliste:

    ➔Checkliste für die Gerätelieferung

    WICHTIG: Bitte stellen Sie die Erreichbarkeit der genannten Ansprechperson für die Lieferung unbedingt sicher!

    Sobald die Geräte Ihren Schulstandort erreicht haben, prüfen Sie im Beisein der ausliefernden Person die Lieferung bitte auf Vollständigkeit sowie sichtbare Schäden und bestätigen Sie den Erhalt der Geräte auf dem Lieferschein des Lieferanten mit dem vollständigen Namen der übernehmenden Person in Blockbuchstaben, ihrer Unterschrift und dem Schulstempel.

    WICHTIG: Sichtbare Beschädigungen oder eine abweichende Gerätezahl sind auf dem Lieferschein zu vermerken! Lassen Sie diesen vom Lieferanten unterzeichnen.

    Bitte führen Sie nach Übernahme der Geräte zeitnah, jedenfalls innerhalb von 3 Tagen, eine detaillierte Zählung der übernommenen Hardware, v.a. von mitgeliefertem Zubehör (z.B. Stift oder Tastatur-Hüllen) durch! Sollten abweichende Stückzahlen festgestellt werden, muss dies beim jeweiligen Lieferanten reklamiert werden.

    Reklamationen einer Lieferung müssen in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit der Lieferung erfolgen. Sollten Ihnen Fehler bei der Lieferung auffallen, ist folgendes unmittelbar zu tun:

    Schritt 1: Reklamieren Sie Fehler raschestmöglich schriftlich beim Lieferanten

    • Den Lieferant CANCOM a+d IT Solutions GmbH kontaktieren Sie über die E-Mail-Adresse auf dem Lieferschein
    • Den Lieferant ACP Techrent GmbH kontaktieren Sie unter der E-Mail-Adresse: 8pp@acptechrent.at 

     

    Schritt 2: Informieren Sie den OeAD über die beim Lieferanten erfolgte Reklamation und geben Sie die Details bekannt. Nutzen Sie dazu bitte das Kontaktformular https://digitaleslernen.oead.at/kontakt

     

    Bitte nutzen Sie die Kontaktmöglichkeiten der Lieferanten ausschließlich für Reklamationen rund um die Lieferung. Schadens- bzw. Garantiefälle, die nicht unmittelbar auf die Lieferung zurückzuführen sind, müssen über die Serviceportale der Lieferanten gemeldet werden.

    Jenes Exemplar des Lieferscheins, das bei Ihnen an der Schule verbleibt, muss an der Schule für 10 Jahre gut verwahrt werden. Bundesschulen benötigen den Lieferschein für die Inventarisierung der Lehrer/innen-Geräte. Speichern Sie einen Scan auch digital ab.

     

    ➔ Eine Hilfestellung bietet die Checkliste für die Geräteanlieferung.

  • Sobald Sie die Geräte am Schulstandort und die Seriennummern in der Applikation erhalten haben, nehmen Sie die Geräte bitte in Ihr Gerätemanagement bzw. Mobile Device Management (MDM) System auf und weisen Sie diese den Schülerinnen und Schülern zu.

    WICHTIG: Die Geräte sind bitte erst an die Schüler/innen auszugeben, wenn diese in das Gerätemanagement (MDM) aufgenommen worden sind.

    Für die MDM Lösungen Microsoft Intune und Google Workspace finden Sie nähere Informationen zu diesem Prozess in den MDM-Anleitungen auf den Moodle Hubs des Kompetenzzentrums eEducation:

    ➔ community.eeducation.at

    Darüber hinaus steht MDM-Admins ein fachspezifischer Support für Fragen zur Verfügung:

    ➔ digitaleslernen.oead.at/mdmsupport

  • Die Geräte müssen vor der Geräteausgabe den jeweiligen Schüler/innen in der Applikation zugewiesen werden. Dies ist möglich, sobald die Seriennummern nach der Gerätelieferung in die Applikation gespielt wurden. 

    Bitte beachten Sie, dass die Seriennummern möglicherweise erst wenige Tage nach der Lieferung in der Applikation zur Zuweisung verfügbar sind. Die Ansprechpersonen werden per E-Mail benachrichtigt, sobald sie die Seriennummern zuweisen können.

    Die Ansprechpersonen weisen jedem Schüler und jeder Schülerin in der Applikation eine Seriennummer zu. Überzählige Geräte werden als „überzählig“ dokumentiert. Siehe dazu Schritt 11 „Durchführen von Nachbestellungen und Umgang mit überzähligen Geräten“. 

    ➔ Applikations-Handbuch: Kapitel 9.6

  • Bevor die Geräte an die Schüler/innen ausgegeben werden, überprüfen Sie, ob die AVB von allen Erziehungsberechtigten akzeptiert wurden.

    Für den Fall, dass Erziehungsberechtigte mit der Bestätigung der AVB säumig sind, führen Sie bitte ein Gespräch. 

    WICHTIG: Die Geräte dürfen nur an Schüler/innen ausgehändigt werden, deren Erziehungsberechtigte die AVB akzeptiert haben! Sie müssen und können an der Schule nicht prüfen, ob die Geräte bezahlt wurden oder eine Befreiung vorliegt. Bitte fordern Sie auch keine diesbezüglichen Bestätigungen von den Schülerinnen und Schülern ein.

    Es wird empfohlen, die Geräte gesammelt im Klassenverband zu übergeben. Die vorliegende Beschreibung geht von einer solchen Klassen-Situation aus.

    Dieser Prozessschritt erfordert den Einsatz mehrerer Lehrpersonen in der Klasse. Eine dieser Lehrpersonen sollte eine Ansprechperson mit Zugang zur Applikation sein, die während der Übergabe Schritte in der Applikation mitdokumentieren kann. Bitte nehmen Sie sich für die Vorbereitung der Geräteübergabe an die Schüler/innen genügend Zeit. Die Übergabe der Geräte ist mithilfe der Übergabedokumente (Ausgabeliste und individualisierte Übergabedokumente) nachweislich zu dokumentieren.

    1. Bitte achten Sie bei der Übergabe der Geräte auf die Übereinstimmung von Schüler/innen und Seriennummern, wie in den Übergabedokumenten vermerkt. Übergeben Sie den Schüler/innen die Geräte mit dem zugehörigen individuellen Übergabedokument.
    2. Dokumentieren Sie bitte die Übergabe der Geräte direkt in der Applikation. Das Datum der Übergabe wird dadurch in der Applikation hinterlegt.
    3. Lassen Sie bitte die Schüler/innen jeweils nach der Geräteübergabe die Ausgabeliste unterzeichnen. Damit wird bestätigt, dass die Schüler/innen die Geräte in der Schule übernommen haben. Die von allen Schülerinnen und Schülern unterfertigte Ausgabeliste laden Sie im Anschluss bitte in der Applikation hoch. Bitte bewahren Sie die unterzeichnete Ausgabeliste für die Dauer von 10 Jahren am Schulstandort auf.

     

    ➔ Applikations-Handbuch: Kapitel 9.8

  • Das individuelle Übergabedokument wird den Schüler/innen mit der Ausgabe der Geräte übergeben und verbleibt nicht an der Schule. Die Unterschrift erfolgt für die Schulleitung. Dabei ist es unerheblich, ob diese von der Schulleitung selbst geleistet wird oder von einer von ihr beauftragten Person.

    Beachten Sie, dass zeitnahe zu der Geräteausgabe inkl. Übergabedokument auch die vollständig befüllten Klassenübergabedokumentationen (Ausgabeliste) von allen Beteiligten (Schüler/innen oder deren Erziehungsberechtigten und Lehrpersonen) unterfertigt und mit Ort und Datum der Übergabe in der Applikation in den jeweiligen Klassen hochgeladen werden. 

    Die konkrete Vorgehensweise können sie im Kapitel 9.8 im Applikations-Handbuch  abrufen.

  • Bitte nehmen Sie die Geräte direkt nach der Übergabe gemeinsam mit den Schülerinnen und Schülern in Betrieb und stellen Sie sicher, dass die Geräte im Gerätemanagement (MDM) aktiviert sind.

  • Nachbestellungen

    Nachbestellungen werden in der Applikation durchgeführt. 

     

    WICHTIG: Nachbestellungen können nur für Schüler/innen aufgegeben werden, für die noch keine Buchung durchgeführt wurde. Bitte buchen und drucken Sie die AVB- und Zahlungsinformation für Schüler/innen daher erst nach Aufgabe einer Nachbestellung.

     

    Manuelle Schüler/innenanlage

    Für die vergangenen Schuljahre ist es nun für Schulen möglich, selbstständig Schüler/innen manuell in der Applikation nachzutragen, die in eine bereits mit Geräten ausgestattete Klassen kommen. Bitte prüfen Sie jedenfalls die Anspruchsberechtigung. 

     

    Umgang mit überzähligen Geräten

    Wenn an Ihrem Schulstandort überzählige Geräte vorhanden sind, weisen Sie diese bitte als solche in der Applikation aus. Überzählige Geräte können an anspruchsberechtigte Schüler/innen ausgegeben werden, wenn sie im aktuellen Schuljahr geliefert wurden.

    Ausnahme Windows Tablets: Beim Gerätetyp Windows Tablet können Geräte an anspruchsberechtigte Schüler/innen unabhängig vom Lieferdatum ausgegeben werden. 

    Überzählige Geräte, die nicht mehr an Schüler/innen ausgegeben werden können, werden abgeholt. Die Abholung dieser Geräte erfolgt nur nach vorheriger schriftlicher Information durch das Bildungsministerium oder den OeAD.

    Das Gesetz sieht ab dem Schuljahr 2023/24 keine Klassengeräte mehr vor.

     

  • Es finden laufend Webinare rund um die Geräteinitiative statt.

    ➔ digitaleslernen.oead.at/veranstaltungen

    Besuchen Sie außerdem die MOOCs der Virtuellen Pädagogischen Hochschule und erkundigen Sie sich an Ihrer Pädagogischen Hochschule, welche Angebote es für die Digitalisierung Ihrer Schule gibt! Nutzen Sie die zahlreichen Angebote von Saferinternet.at und nehmen Sie mit Ihrer Klasse am Bildungspreis Klasse! Lernen. Wir sind digital. teil!

    ➔ digitaleslernen.oead.at/fortbildungsangebote

    Und das Wichtigste: Haben Sie viel Spaß mit den Geräten!