Geräteauslieferung

Illustration einer Frau mit 2 großen Kartons © unDraw

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die nächsten Schritte, die Sie als Schule bei der Lieferung der Geräte und deren Übergabe an die Schülerinnen und Schüler berücksichtigen müssen.

Alle Details zu den folgenden Schritten entnehmen Sie bitte dem Dokument OeAD Die Geräteinitiative Digitales Lernen 2022/23 - Der Fahrplan für den Herbst aus Schulsicht (735,0 KB).

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  • Elternbroschüren, Sticker und Plakate zur Geräteinitiative sowie Postkarten zum Bildungspreis werden an Ihren Standort geliefert. Teilen Sie bitte die Broschüren zu Schulbeginn an die Erziehungsberechtigten aus und übergeben Sie die Sticker gemeinsam mit den Geräten an Ihre Schüler/innen.

    Sollten Sie noch Broschüren, Sticker oder Plakate benötigen, können Sie unter weitere Exemplare anfordern

    Die Drucksorten stehen auch in der Mediathek zum Download zur Verfügung. 

  • Prüfen Sie bitte in Ihrer Schüler/innen-Verwaltungssoftware alle Daten Ihrer teilnehmenden Schüler/innen. Zwei unterschiedliche Prüfungen sind unbedingt erforderlich (Achtung: Die Frist gilt einheitlich für Ost- und West-Schulen!):

    • Prüfung und falls erforderlich Aktualisierung der Daten teilnehmender Schüler/innen des Schuljahres 2021/22 bis spätestens 13.9.2022 & Kontrolle in der Applikation bis spätestens 14.9.2022 (Bitte beachten Sie, dass die Übernahme der Daten aus Ihrer Schüler/innen-Verwaltungssoftware in die Applikation über Nacht erfolgt. Daher sollten die Daten spätestens am 13.9.2022 korrekt in Ihrer Schüler/innen-Verwaltungssoftware sein.)
    • Prüfung der Daten teilnehmender Schüler/innen des Schuljahres 2022/23 von Schulbeginn an & Synchronisation mit der Applikation ab 19.9.2022

     

    Stellen Sie sicher, dass alle teilnehmenden Schüler/innen in den richtigen Klassen aufscheinen und dass folgende Daten bei allen teilnehmenden Schülerinnen und Schülern in der Schüler/innen-Verwaltungssoftware eingetragen sind: 

    • Vollständiger Name der Schüler/innen
    • Vollständiger Name der Erziehungsberechtigten
    • Vollständige Adresse/n der Erziehungsberechtigten (inkl. Staat) 
    • E-Mail-Adressen der Erziehungsberechtigten (optional)

     

    Für die fehlerfreie Abwicklung des Bezahlungs- und Befreiungsprozesses ist die Datenqualität der Schüler/innen- und Erziehungsberechtigten-Daten in der Schüler/innen-Verwaltungssoftware wesentlich!

    WICHTIG: Die Daten aus der Schüler/innen-Verwaltungssoftware müssen in die Applikation korrekt übertragen werden. Bitte beachten Sie, dass je nach Schüler/innen-Verwaltungssoftware ggfs. zusätzliche Schritte zu setzen sind, damit die Übernahme der Daten in die Applikation funktionieren kann. Sollten Sie keine Schüler/innen-Verwaltungssoftware verwenden, müssen Ihre Daten mittels CSV-Upload in die Applikation hochgeladen werden. Bitte kontaktieren Sie uns umgehend, sollten Sie dabei Unterstützung benötigen!

    WICHTIG: Da von der korrekten Übernahme dieser Daten in die Applikation die Generierung und Ausgabe der AVB- & Zahlungsinformationen an die Erziehungsberechtigten abhängt, kontrollieren Sie bitte nach der Synchronisation erneut alle Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit in der Applikation!


    Applikations-Handbuch (PDF, 2,9 MB): 

    • Vorbereitung der Datenübermittlung 
    • Datenübermittlung & Aktualisierung der Schüler/innendaten

     

    WICHTIG: Die Daten des Schuljahres 2021/22 müssen bis spätestens 14.9. korrekt in die Applikation übernommen werden, da danach keine Datenübermittlung für das Schuljahr 2021/22 aus Ihrer Schüler/innenVerwaltungssoftware in die Applikation mehr möglich sein wird!

    • BIS 8.9.2022 (Ost-Schulen)
    • BIS 15.9.2022 (West-Schulen)

     

    Wichtig für Schulen, die den Gerätetyp „Windows Tablet“ gewählt haben:

    Aufgrund des früheren Liefertermins ist für Sie keine Datenaktualisierung mehr möglich! Sie erhalten die zuletzt verifizierte Anzahl an Geräten. Eventuell benötigte zusätzliche Geräte geben Sie bitte nach dem Erhalt und der vollständigen Zuweisung der Geräte in der Applikation als Nachbestellung bekannt!

    Für alle anderen Schulen:

    Damit Ihre Schule die passende Anzahl an Geräten erhält, muss die Anzahl der teilnehmenden Schüler/innen und Klassen in der Applikation aktuell sein.

    Bitte prüfen bzw. aktualisieren Sie daher bis zum Donnerstag der ersten Schulwoche in der Applikation unter „Schuldaten“ unbedingt die drei Reiter

    • Stammdaten der Schule
    • Zusatzdaten der Schule
    • Klassen und Geräte

     

    Bitte prüfen und aktualisieren Sie erforderlichenfalls auch die Kontaktdaten der Ansprechpersonen Ihrer Schule sowie die Lieferinformationen (alternative Lieferadresse, barrierefreie Lieferung), sollten Änderungen zur Dateneingabe vom Frühjahr 2022 eingetreten sein.

    Applikations-Handbuch: Daten überprüfen und bestätigen (PDF, 2,9 MB)

    Dieser Schritt muss unbedingt bis zum Donnerstag der ersten Schulwoche erfolgen, weil die Lieferanten die Bestellzahlen anhand Ihrer Angabe noch vor der Auslieferung anpassen, um dann die möglichst korrekte Anzahl an Geräten an Ihren Schulstandort zu liefern!

  • Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Gerätemangement (MDM).

  • Dieser Schritt ist ab Bekanntgabe des Liefertermins durchzuführen,  frühestens jedoch am 19.9.2022.

    Sobald Sie den Liefertermin von Ihrem Lieferanten erhalten haben, beginnt der elternseitige Bezahlprozess. Als Schule besteht Ihre Rolle darin, die AVB- und Zahlungsinformationen zu generieren und nach Möglichkeit ca. 1−2 Tage nach dem Druck an die Erziehungsberechtigten auszugeben, da durch die Generierung in der Applikation die dreiwöchige Zahlungsfrist zu laufen beginnt. Der Prozess in der Applikation wurde für das Schuljahr 2022/23 adaptiert. Nähere Informationen dazu finden Sie zeitgerecht im Applikationshandbuch (PDF, 3,0 MB) .

    Die Ausgabe der AVB- und Zahlungsinformation an die Erziehungsberechtigten muss in jedem Fall vor Ausgabe der Geräte erfolgen! Das bedeutet, dass einige Schulen, die sehr frühzeitig beliefert werden, die Geräte bitte zunächst sicher am Schulstandort verstauen müssen! Bitte informieren Sie die Erziehungsberechtigten anhand der zur Verfügung gestellten Unterlagen (Broschüre für Erziehungsberechtigte (PDF, 2,8 MB) ) über die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB), den Zahlungs- und Befreiungsprozess sowie die Übergabe der Geräte und den Support des OeAD. 

    Applikations-Handbuch: Generierung und Druck AVB- & Zahlungsinformationen (PDF, 3,0 MB)

    Nähere Informationen hierzu finden Sie im Schulinfopaket unter Schritt 4 (PDF 733 KB).

  • Bitte beobachten Sie in der Applikation, ob die AVB durch die Erziehungsberechtigten bestätigt werden und stellen Sie so sicher, dass keine Geräte an Schüler/innen ausgegeben werden, deren Erziehungsberechtigte den AVB nicht zugestimmt haben.

    Applikations-Handbuch: Generierung und Druck AVB- & Zahlungsinformationen

  • Alle Ansprechpersonen in der Applikation erhalten im Vorfeld der Lieferung eine E-Mail, welche sie über den geplanten Liefertermin informiert.

    Kurz vor der Auslieferung wird die Ansprechperson für die Lieferung via E-Mail und/oder telefonisch durch den Lieferanten über ein konkretes Zeitfenster am Liefertag informiert, in welchem die Geräte an Ihren Standort geliefert werden.

    WICHTIG: Der Lieferant sollte die ihm über die Applikation bekanntgegebene Kontaktperson auch über Lieferzeit-Änderungen informieren! Bitte stellen Sie die Erreichbarkeit der genannten Ansprechperson für die Lieferung daher unbedingt sicher!

    Sobald die Geräte Ihren Schulstandort erreicht haben, prüfen Sie im Beisein der ausliefernden Person die Lieferung bitte auf Vollständigkeit sowie sichtbare Schäden und bestätigen Sie den Erhalt der Geräte auf dem Lieferschein des Lieferanten mit dem vollständigen Namen der übernehmenden Person in Blockbuchstaben, ihrer Unterschrift und dem Schulstempel.

    WICHTIG: Sichtbare Beschädigungen oder eine abweichende Gerätezahl sind auf dem Lieferschein zu vermerken!

    Bitte führen Sie nach Übernahme der Geräte zeitnah, jedenfalls innerhalb einer Woche, eine detaillierte Zählung der übernommenen Hardware, v.a. von mitgeliefertem Zubehör (z.B. Stift oder Tastatur-Hüllen) durch! Sollten abweichende Stückzahlen festgestellt werden, kann dies beim jeweiligen Lieferanten reklamiert werden, sofern dies zeitnah nach der Lieferung geschieht. Bitte informieren Sie in solchen Fällen auch die OeAD Digitales Lernen Hotline am besten schriftlich.

    Jenes Exemplar des Lieferscheins, das bei Ihnen an der Schule verbleibt, muss an der Schule für 10 Jahre gut verwahrt werden. Bundesschulen benötigen den Lieferschein für die Inventarisierung der Lehrer/innen-Geräte.

    ➔ Eine Hilfestellung bietet die Checkliste für die Geräteanlieferung.

  • Sobald Sie die Geräte am Schulstandort und die Seriennummern in der Applikation erhalten haben, nehmen Sie die Geräte bitte in Ihr Gerätemanagement bzw. Mobile Device Management (MDM) System auf und weisen Sie diese den Schülerinnen und Schülern zu.

    WICHTIG: Die Geräte sind bitte erst an die Schüler/innen auszugeben, wenn diese in das Gerätemanagement (MDM) aufgenommen worden sind.

    Für die MDM Lösungen Microsoft Intune und Google Workspace finden Sie nähere Informationen zu diesem Prozess in den MDM-Anleitungen auf den Moodle Hubs des Kompetenzzentrums eEducation:

    community.eeducation.at

    Darüber hinaus steht MDM-Admins ein fachspezifischer Support für Fragen zur Verfügung:

    digitaleslernen.oead.at/mdmsupport

  • Bevor Sie die Geräte an die Schüler/innen ausgeben, müssen die Seriennummern Ihren Schülerinnen und Schülern bzw. Klassen in der Applikation zugewiesen werden.

    Bitte beachten Sie, dass die Seriennummern möglicherweise erst wenige Tage nach der Lieferung in der Applikation zur Zuweisung verfügbar sind. Die Ansprechpersonen werden per E-Mail benachrichtigt, sobald sie die Seriennummern zuweisen können.

    Die Ansprechpersonen weisen jedem Schüler und jeder Schülerin in der Applikation eine Seriennummer zu. Die Geräte für Lehrpersonen werden in der Applikation als „Klassengeräte“ definiert. Überzählige Geräte werden als „überzählig“ dokumentiert. Siehe dazu Schritt 11 „Durchführen von Nachbestellungen und Umgang mit überzähligen Geräten“

    Im kommenden Schuljahr werden für die eingesetzten Geräte noch differenziertere Kategorien zur Verfügung stehen.

    Applikations-Handbuch: Zuweisung von Geräten als Schülergerät, Klassengerät oder Kennzeichnung als überzählig

  • Bevor die Geräte an die Schüler/innen ausgegeben werden, überprüfen die Ansprechpersonen, ob die AVB von allen Erziehungsberechtigten akzeptiert wurden.

    Sonderfall „Erziehungsberechtigte sind säumig, die AVB zu bestätigen“:

    Für den Fall, dass Erziehungsberechtigte mit der Bestätigung der AVB säumig sind, führen Sie bitte ein Gespräch. Eine Hilfestellung dazu finden Sie hier.

    Die Geräte dürfen nur an Schüler/innen ausgehändigt werden, deren Erziehungsberechtigte die AVB akzeptiert haben! Sie müssen und können an der Schule nicht prüfen, ob die Geräte bezahlt wurden oder eine Befreiung vorliegt. Bitte fordern Sie auch keine diesbezüglichen Bestätigungen von den Schülerinnen und Schülern ein.

    Es wird empfohlen, die Geräte gesammelt im Klassenverband zu übergeben. Die vorliegende Beschreibung geht von einer solchen Klassen-Situation aus.

    Dieser Prozessschritt erfordert den Einsatz mehrerer Lehrpersonen in der Klasse. Eine dieser Lehrpersonen sollte eine Ansprechperson mit Zugang zur Applikation sein, die während der Übergabe Schritte in der Applikation mitdokumentieren kann. Bitte nehmen Sie sich für die Vorbereitung der Geräteübergabe an die Schüler/innen genügend Zeit. Die Übergabe der Geräte ist mithilfe der Übergabedokumente (Ausgabeliste und individualisierte Übergabedokumente) nachweislich zu dokumentieren.

    1. Bitte achten Sie bei der Übergabe der Geräte auf die Übereinstimmung von Schüler/innen und Seriennummern, wie in den Übergabedokumenten vermerkt. Übergeben Sie den Schüler/innen die Geräte mit dem zugehörigen individuellen Übergabedokument.
    2. Dokumentieren Sie bitte die Übergabe der Geräte direkt in der Applikation. Das Datum der Übergabe wird dadurch in der Applikation hinterlegt.
    3. Lassen Sie bitte die Schüler/innen jeweils nach der Geräteübergabe die Ausgabeliste unterzeichnen. Damit wird bestätigt, dass die Schüler/innen die Geräte in der Schule übernommen haben. Die von allen Schülerinnen und Schülern unterfertigte Ausgabeliste laden Sie im Anschluss bitte in der Applikation hoch. Bitte bewahren Sie die unterzeichnete Ausgabeliste für die Dauer von 10 Jahren am Schulstandort auf.

    Applikations-Handbuch: Übergabe und Dokumentation (PDF, 2,9 MB)

    Übergeben Sie mit den Geräten den Schüler/innen auch zwei unterschiedliche Sticker. Der QR Code auf den Stickern führt direkt auf eine Website für Schüler/innen, auf welcher ein kurzes Erklärvideo für die Schüler/innen hinterlegt ist.

  • Bitte nehmen Sie die Geräte direkt nach der Übergabe gemeinsam mit den Schülerinnen und Schülern in Betrieb und stellen Sie sicher, dass die Geräte im Gerätemanagement (MDM) aktiviert sind.

  • Wenn erforderlich, können Nachmeldungen von begünstigten Schülerinnen und Schülern und Geräte-Nachbestellungen durchgeführt werden. Der Nachbestellungsprozess wird im Schuljahr 2022/23 anders als im Schuljahr 2021/22 ablaufen. Nähere Informationen dazu, wie Sie Geräte nachbestellen können, finden Sie kurz nach Auslieferungsbeginn unter:

    digitaleslernen.oead.at/nachbestellungen

    Etwaige überzählige Geräte deklarieren Sie bitte umgehend als solche in der Applikation und bewahren Sie bitte sicher und originalverpackt am Schulstandort auf. Die überzähligen Geräte werden von BMBWF und OeAD in der Applikation beobachtet und zu einem gegebenen Zeitpunkt wieder an den Schulen abgeholt. Über eine Abholung werden Sie gesondert informiert. Es ist nicht möglich, überzählige Geräte als zusätzliche Klassengeräte zu nutzen.

    Im Rahmen der Geräteinitiative erhalten alle Schulen je teilnehmender Klasse drei Klassengeräte. In diesem Schuljahr erstmalig ausgestattete Bundesschulen erhalten abhängig von der Anzahl an Lehrenden zusätzliche Klassengeräte. In manchen Bundesländern erhalten Pflichtschulen ebenfalls ergänzende Klassengeräte vom Land. Sollten Sie nicht sicher sein, wie viele Klassengeräte Sie erhalten haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrer zuständigen Bildungsdirektion auf! Alle Klassengeräte müssen in der Applikation als solche gekennzeichnet werden.

    Applikations-Handbuch: Zuweisung von Geräten als Schülergerät, Klassengerät oder Kennzeichnung als überzählig

  • Es finden laufend Webinare rund um die Geräteinitiative statt.

    digitaleslernen.oead.at/veranstaltungen

    Besuchen Sie außerdem die MOOCs der Virtuellen Pädagogischen Hochschule und erkundigen Sie sich an Ihrer Pädagogischen Hochschule, welche Angebote es für die Digitalisierung Ihrer Schule gibt! Nutzen Sie die zahlreichen Angebote von Saferinternet.at und nehmen Sie mit Ihrer Klasse am Bildungspreis Klasse! Lernen. Wir sind digital. teil!

    digitaleslernen.oead.at/fortbildungsangebote

    Und das Wichtigste: Haben Sie viel Spaß mit den Geräten!